Chaque salarié a droit à des congés payés chaque année. Ce droit s’élève à cinq semaines par an. L’employeur doit permettre aux salariés de prendre réellement ces congés. Il ne peut pas, sauf en cas de départ, payer une indemnité à la place. Le respect de ce droit répond à des règles précises. La responsabilité de l’employeur va au-delà de la simple proposition. Il doit garantir la prise effective des congés payés.
le devoir de l’employeur concernant les congés payés
L’employeur doit organiser la gestion des congés payés. Cela passe par une information claire sur la période durant laquelle les salariés peuvent poser leurs jours. Un planning de départs en congés doit être établi et partagé. Ces informations doivent être transmises à chaque salarié, souvent par le biais d’affichages ou de notes internes.
En cas de désaccord ou de litige, la responsabilité de prouver que les salariés ont pu prendre leurs congés payés revient à l’employeur. Il lui faut donc anticiper et conserver des preuves concrètes.
le cadre légal et la jurisprudence récente
La question de la preuve a été tranchée par une décision du 9 avril 2025 (cassation sociale, n° 23-17723). Une salariée demandait le paiement de treize jours non pris lors d’une résiliation judiciaire. Les juges d’appel avaient rejeté sa demande, estimant qu’elle ne démontrait pas qu’elle n’avait pas pu prendre ses congés payés. La Cour de cassation a inversé cette logique.
Pour la Cour, c’est à l’employeur d’apporter la preuve qu’il a permis au salarié de poser ses congés. S’il ne peut pas le faire, il doit payer les jours non pris. Cette jurisprudence rappelle que le salarié n’a pas à prouver qu’il a demandé ou été empêché ; c’est bien l’employeur qui doit démontrer sa bonne foi et ses démarches.
actions concrètes pour se mettre en conformité
Pour répondre à cette obligation, l’employeur doit mettre en place différentes actions :
- information préalable : communiquer chaque année sur la période possible pour poser les congés ; afficher ou diffuser le planning collectif.
- suivi des demandes individuelles : enregistrer chaque demande de congé payé, note écrite ou formulaire numérique.
- traçabilité des décisions : conserver trace des acceptations ou refus (mail, document signé).
- rappel individuel : alerter les salariés qui n’ont pas posé tous leurs jours avant la fin de période.
- système informatique dédié, si possible, pour centraliser l’historique.
En cas d’absence de ces démarches, l’employeur risque :
- le paiement rétroactif des jours non pris,
- une condamnation en cas de procédure prud’homale,
- une remise en cause du respect du droit social dans l’entreprise.
Voici un tableau récapitulatif :
| Démarche | Moyen de preuve conseillé |
|---|---|
| Information sur périodes et plannings | Email, affichage daté, note interne signée |
| Demande individuelle de congé pays | Email, formulaire signé, logiciel RH avec historique |
| Alerte aux salariés n’ayant pas posé tous leurs jours | Email individuel ou courrier remis en main propre contre signature |
| Acceptation/refus des demandes | Email de réponse, document signé par les deux parties, enregistrement informatique |
détail sur les périodes d’acquisition et de prise des congés payés
Les droits aux congés payés s’acquièrent sur une période dite « de référence ». Cette période va du 1er juin d’une année (N) au 31 mai de l’année suivante (N+1). Les congés acquis doivent être pris avant le 1er juin N+2. Si ces jours ne sont pas posés dans le délai prévu, ils sont censés être perdus sauf accord spécifique ou empêchement particulier reconnu (maladie longue durée par exemple).
Voici un schéma simplifié :
| Période d’acquisition | Période d’utilisation conseillée |
|---|---|
| 1er juin N au 31 mai N+1 | A prendre avant le 1er juin N+2 |
synthèse sur la gestion et la preuve des congés payés salariés
L’ensemble du processus repose sur une anticipation active : informer, suivre et tracer toutes les étapes liées aux congés payés salariés. Cette organisation protège l’entreprise contre toute contestation future. Chaque employeur gagne à instaurer des procédures simples et claires pour éviter tout litige sur le respect effectif du droit aux congés.