Les entreprises qui encaissent des paiements auprès de clients non professionnels, et qui utilisent un logiciel de caisse, doivent respecter des règles strictes. Ces obligations cherchent à limiter la fraude à la tva en imposant l’usage d’un logiciel sécurisé. Pour prouver cette conformité, il existe des modes de justification encadrés par l’administration fiscale : attestation individuelle de l’éditeur ou certificat délivré par un organisme accrédité. Les règles changent bientôt, et il devient essentiel pour chaque entreprise concernée de bien comprendre ces évolutions.
obligation de conformité des logiciels de caisse : rappel du contexte
La réglementation impose aux entreprises assujetties à la tva, qui vendent à des clients particuliers, d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé. Ce logiciel doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Pour démontrer cette conformité, deux preuves sont acceptées :
- certificat d’un organisme accrédité
- attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel
L’objectif est d’empêcher toute modification non autorisée des transactions, ce qui réduit les risques de dissimulation de recettes.
suppression progressive de l’attestation éditeur : nouvelle étape réglementaire
La loi de finances pour 2025 prévoit la fin du recours à l’attestation éditeur comme preuve du caractère sécurisé d’un logiciel de caisse, à partir du 16 février 2025. Cette décision vise un contrôle plus strict et centralisé.
Malgré cette mesure, beaucoup d’éditeurs rencontrent des obstacles pour obtenir rapidement un certificat, notamment en raison du nombre limité d’organismes certificateurs et du volume important de demandes. Face à ces contraintes opérationnelles, l’administration fiscale accorde une période transitoire supplémentaire jusqu’au 31 août 2025.
modalités pratiques jusqu’au 31 août 2025 : recours possible à l’attestation éditeur
Jusqu’au 31 août 2025, les entreprises peuvent encore présenter une attestation individuelle délivrée par l’éditeur pour prouver la conformité de leur logiciel. Pendant cette période, les éditeurs doivent engager une démarche officielle auprès d’un organisme accrédité. Cela implique :
- la conclusion d’un contrat avec un certificateur,
- l’acceptation d’un devis,
- la passation d’une commande ferme.
Ce calendrier donne le temps nécessaire pour organiser la transition vers une certification officielle.
dispositions transitoires après le 31 août 2025 : période probatoire et justificatifs requis
À partir du 1er septembre 2025 et jusqu’au 28 février 2026, la situation évolue. Les entreprises doivent être capables de prouver soit que leur logiciel de caisse est certifié, soit que leur éditeur a déjà formulé une demande ferme auprès d’un organisme certificateur.
Voici un tableau récapitulatif des justificatifs acceptés selon les périodes :
| Période | Justificatif accepté |
|---|---|
| jusqu’au 31 août 2025 | attestation éditeur ou certificat officiel |
| du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 | certificat officiel ou preuve d’une demande ferme en cours |
| à partir du 1er mars 2026 | certificat officiel uniquement |
dès le 1er mars 2026 : obligation exclusive du certificat officiel
À compter du 1er mars 2026, seule la détention d’un certificat délivré par un organisme accrédité restera valable pour attester que le logiciel répond aux exigences légales. L’attestation éditeur, même ancienne, ne sera plus admise.
situation en cas de manquement aux obligations : montant de l’amende encourue
L’absence de justification conforme expose chaque entreprise à une amende forfaitaire s’élevant à 7 500 € par logiciel non conforme ou non justifié. Cette sanction s’applique dès qu’une entreprise n’est pas en mesure de produire le document exigé lors d’un contrôle fiscal.
comment anticiper sereinement la fin des attestations éditeur pour les logiciels de caisse ?
Pour éviter tout risque financier ou administratif, il convient aux entreprises concernées d’agir rapidement. Il s’avère judicieux de :
- s’informer sur le statut actuel du logiciel utilisé ;
- demandar sans tarder à leur éditeur où en est la procédure de certification ;
- s’assurer qu’une demande ferme a bien été déposée auprès d’un organisme accrédité avant le terme des délais ;
- d’organiser un suivi régulier avec leur fournisseur, afin de recevoir le certificat dès qu’il sera disponible.
- d’envisager, si besoin, un changement rapide vers un logiciel déjà certifié.
Cette vigilance permet de garantir la continuité des activités sans interruption ni pénalité.