L’engagement bénévole au sein des associations est un pilier essentiel du tissu social et culturel. Toutefois, la gestion des frais des bénévoles soulève souvent des questions tant du côté des volontaires que des structures qui les accueillent. Les bénévoles qui engagent des dépenses dans le cadre de leurs activités peuvent se voir rembourser, mais ils ont aussi l’option de renoncer à ces remboursements au profit de l’association. Ce choix n’est pas sans conséquences, notamment sur le plan fiscal. Cette publication vise à clarifier les enjeux autour du remboursement des dépenses bénévoles et de leur abandon, ainsi qu’à fournir des conseils pratiques pour une gestion optimale.
Comprendre le remboursement des frais pour les bénévoles
Les personnes qui s’investissent bénévolement dans une association peuvent engager divers types de dépenses lors de l’exécution de leurs missions. Ces frais, qu’ils soient liés au transport, à l’achat de matériel ou à d’autres nécessités, doivent normalement être remboursés par l’association sur présentation de justificatifs. Cette démarche assure que les bénévoles ne soient pas financièrement désavantagés par leur engagement.
Il est aussi possible d’évaluer certains frais, comme ceux liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour les activités de l’association, sur une base forfaitaire grâce au barème d’indemnités kilométriques fixé par l’administration fiscale. Cette méthode simplifie les procédures mais nécessite une attention particulière pour éviter que ces remboursements soient considérés comme des rémunérations par l’Urssaf, risquant ainsi une requalification en salariat.
L’abandon de frais : un don déductible
Un geste moins connu mais tout aussi significatif est l’abandon de frais par le bénévole. En renonçant explicitement au remboursement de ses dépenses, le bénévole transforme ces montants en dons pour l’association. Cette renonciation permet alors de bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu, sous certaines conditions. L’association doit être reconnue d’intérêt général et l’abandon doit être documenté et justifié.
Les démarches pour valider cet abandon incluent la rédaction d’une mention explicite par le bénévole et la conservation rigoureuse des justificatifs par l’association. Cette dernière doit aussi délivrer un reçu fiscal au bénévole, qui pourra alors déclarer ce montant comme un don dans sa déclaration de revenus.
Gérer avec efficacité les frais bénévoles
Pour éviter toute confusion ou malentendu, il est primordial que les associations établissent des règles claires concernant la gestion des frais engagés par leurs bénévoles. Informer et former les volontaires sur les options disponibles ainsi que sur les implications fiscales de chacune aide à maintenir une transparence et une confiance mutuelle entre les parties.
Pistes pour une gestion harmonieuse
La gestion des frais des bénévoles repose sur une bonne communication et un cadre clair établi par l’association. Encourager le dialogue autour de ces questions aide à prévenir les malentendus et assure que chaque partie prenante comprend bien ses droits et ses obligations. Les associations doivent veiller à tenir une comptabilité précise et transparente tant pour répondre aux exigences légales que pour valoriser l’engagement de leurs volontaires.