La gestion des frais de bénévoles dans une association occupe une place clé pour garantir la bonne marche des missions et le respect des droits de chacun. Un bénévole engage souvent des dépenses pour contribuer à l’activité associative. Il existe des règles précises pour assurer la transparence, préserver le statut associatif, et éviter tout risque fiscal ou social. Comprendre ces règles permet à la fois d’éviter les erreurs et d’encourager l’engagement bénévole.
quels frais peuvent être remboursés ?
Le droit au remboursement concerne tous les frais engagés dans le cadre d’une mission pour l’association. Ces dépenses doivent être réelles, personnelles et justifiées. Parmi les frais concernés, on trouve :
- frais de transport (billets de train, essence, péages)
- dépenses de repas lors d’événements ou déplacements
- achats de fournitures nécessaires aux activités (matériel, papeterie)
- dépenses diverses directement liées à la mission
Le remboursement ne s’applique que si le bénévole agit pour l’objet de l’association. Il faut toujours fournir un justificatif : facture, ticket de caisse, note de restaurant ou billet.
modalités de remboursement
Le mode classique reste le remboursement sur justificatifs. L’association règle au bénévole le montant exact dépensé, sur présentation des pièces justificatives.
Pour les déplacements en véhicule personnel, le remboursement peut s’effectuer via le barème d’indemnités kilométriques, fixé chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la distance parcourue et la puissance du véhicule.
| type de frais | mode de remboursement | justificatif requis ? |
|---|---|---|
| déplacement en train/bus | remboursement sur facture/billet | oui |
| repas lors d’un événement | remboursement sur note/justificatif | oui |
| dépenses en véhicule personnel | forfait kilométrique (barème fiscal) | oui (note détaillée du trajet) |
| autres achats spécifiques | remboursement sur facture/ticket | oui |
L’usage du forfait pour d’autres types de frais (hors kilomètres) reste déconseillé. Ces sommes peuvent être considérées comme un salaire par l’Urssaf si elles ne correspondent pas à une dépense réelle et justifiée.
risques liés à un remboursement non conforme
Un mauvais traitement des frais expose à plusieurs risques. Si l’association accorde un remboursement forfaitaire hors dépenses kilométriques, ou si elle ne demande pas les justificatifs nécessaires, les montants versés peuvent être requalifiés en salaires par l’Urssaf. Cela entraîne le paiement de cotisations sociales.
Un autre risque concerne le caractère « désintéressé » de la gestion associative. Si les remboursements sont trop larges ou non justifiés, l’association peut perdre ce statut et se voir refuser certains avantages fiscaux ou subventions.
En cas de lien de subordination avéré entre le bénévole et l’association, la justice peut aussi considérer qu’il s’agit là d’une relation salarié-employeur.
l’abandon de frais au profit de l’association
Le bénévole peut choisir de ne pas demander le remboursement de ses frais et en faire don à l’association. Ce choix permet d’obtenir une réduction d’impôt sur le revenu.
La démarche exige :
- que le bénévole remplisse une note de frais normale
- qu’il ajoute la formule suivante :
« je soussigné(e) [nom et prénom] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don »
- que l’association conserve tous les justificatifs et la déclaration écrite du bénévole
- que ces montants soient inscrits dans la comptabilité
L’association doit ensuite remettre un reçu fiscal au bénévole.
réduction d’impôt liée à l’abandon de frais
Seules certaines associations ouvrent droit à cette réduction d’impôt : celles reconnues d’intérêt général, ayant un objet éducatif, social, humanitaire, sportif, culturel ou environnemental.
Pour bénéficier de la réduction :
- Le bénévole joint à sa déclaration d’impôts la somme totale des frais abandonnés.
- Il conserve son reçu fiscal fourni par l’association.
- Il veille à ce que chaque dépense soit justifiée et acceptée par l’administration fiscale en cas de contrôle.
conseils pratiques pour les associations
Une association a intérêt à définir clairement les règles concernant le traitement des frais des bénévoles. Un règlement interne écrit précise :
- quelles dépenses sont prises en charge
- comment présenter les notes de frais
- quels justificatifs fournir
Il est utile d’informer régulièrement chaque bénévole sur ses droits et les démarches à suivre pour demander un remboursement ou effectuer un abandon de frais.
Un contact référent au sein de l’association peut répondre aux questions courantes et accompagner dans ces démarches.
s’assurer d’une gestion saine des frais bénévoles
Une gestion rigoureuse des frais des bénévoles aide à préserver la confiance entre tous les acteurs associatifs. Elle limite les risques juridiques ou fiscaux tout en valorisant l’engagement du bénévolat. La clarté des procédures et la conservation systématique des pièces justificatives restent les meilleures garanties pour continuer à agir avec efficacité ensemble.